「唉！又來了，怎麼最近常收到通知，叫我寄同意書呢？」林先生在跟同事小許抱怨，最近常收到廠商電話通知，要求林先生寄同意書，廠商才能合法利用他的個人資料。小許告訴他，其實用電子文件表示同意，也是一種方式，不一定要用紙本。
在個人資料保護法修正施行之後，民眾常接到非公務機關的通知，想要將所蒐集、處理的個人資料，為特定目的外的利用，所以需要當事人書面同意。依據個人資料保護法第19條及第20條規定，非公務機關對個人資料的蒐集或處理，應有特定目的，並需經當事人書面同意。對於個人資料的利用，應於蒐集的特定目的必要範圍內為之。但經當事人書面同意時，可以為特定目的外的利用。
經當事人書面同意，是資料蒐集者合法蒐集、處理個人資料的要件之一，書面同意既對當事人的權益有重大影響，自應告知應告知的事項，使當事人充分瞭解後審慎決定。而另一種書面同意，是指當事人同意資料蒐集者，將其個人資料作與蒐集目的不同之其他目的使用，因為不符合原先蒐集資料的特定目的，該書面同意自應特別審慎。除應明確告知「其他利用目的」是什麼及其利用範圍外，同時也應讓當事人明瞭，特定目的外利用之同意與否，對其權益是否發生任何影響。另為避免該特定目的外利用個人資料，與其他事項作不當聯結，或被列入定型化契約的約定條款中被概括同意，而不利於當事人，特規定關於特定目的外利用其個人資料的書面同意，應獨立作書面意思表示，以保護當事人的權益。
至於書面同意，是否一定要以紙本書面？因為個人資料保護法第7條所定書面意思表示的方式，包括無實體存在界面的意思表示方式，以目前對於以電子文件的方式表示意思者，已有電子簽章法的規範，因此上述意思表示依電子簽章法的規定，可以使用電子文件，以因應實務上當事人利用網際網路及資訊通信設備來表示同意之趨勢。
（法務室/字慧雯）